Time manager. Страница 3

3️⃣2️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Обзор
Одно дело – записать, что вам нужно молоко, а другое – вспомнить об этом, будучи в магазине. Точно так же записать, что нужно позвонить другу и поздравить его с каким-то важным событием в его жизни, – это не то же самое, что вспомнить об этом, когда вы не переставая разговариваете с кем-то по телефону.

Нужно уметь сделать шаг назад и оценить картину вашей жизни и работы в целом, а затем взяться за конкретные дела, как требуется и в нужное время. В этот момент вы способны увидеть все свои масштабные проекты и открытые вопросы на уровне, который я условно называю «Горизонт 1» (см. раздел «Модель принятия решений на основе четырех критериев»), с еженедельной периодичностью. Это ваш шанс увидеть все варианты действий, имеющихся в вашем распоряжении, и таким образом существенно повысить эффективность ваших решений в каждый конкретный момент.

Человеческая жизнь гораздо сложнее, чем может описать любая система, но методология GTD формирует комплексную модель, учитывающую ключевые элементы, которые требуют внимания, поддержания их актуальности и упорядоченного обзора. Большинство людей пользуются лишь отдельными компонентами этой системы.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

Time management books

Привет🤝
В нашей Воскресной подборке #бизнес_книга от 👤* Дмитрия Портнягина «​​ТРАНСФОРМАТОР». Полное содержание*.
Слушаем, ПРИГЛАШАЕМ ДРУЗЕЙ.!

P.S. Только на нашем канале- #бизнес_книга в полном содержании!:)

#бизнес_книга

3️⃣1️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Система для хранения справочных материалов
Многие материалы, с которыми вам приходится иметь дело, не требуют никаких действий, но ценны как справочная информация. Возможно, стоит сохранить ее, чтобы при необходимости вернуться к этим сведениям. Их хранение можно обеспечить в бумажном или электронном формате.

Бумажные материалы, начиная с меню местного ресторана с едой навынос и до планов, набросков, коммерческой информации по ландшафтному проекту, лучше всего хранить в эффективных физических или цифровых системах поиска. Эти системы могут быть самыми разными: от нескольких страниц в блокноте, отведенных под список ваших любимых ресторанов или телефонных номеров членов школьного комитета, до целых шкафов с папками, в которых хранятся документы по комплексной правовой оценке для корпоративного слияния. Хотя сегодня все больше информации распространяется в электронном формате, иногда бумажные распечатки могут быть эффективным способом хранения и дальнейшего использования информации.

Информацию в электронном формате также можно хранить разными способами: от облачных сервисов до архивных папок в вашем коммуникационном ПО.

Самое важное – помнить, что нужно обеспечить легкий доступ к справочному материалу. Системы хранения справочной информации, как правило, бывают двух типов: тематические и общие. Системы первого типа обычно можно выделить по форме хранения: например, картотечный ящик для договоров (упорядочен по дате); картотека, содержащая конфиденциальную информацию о заработной плате по каждому из сотрудников; серия папок с информацией по завершенным судебным процессам, которая может понадобиться для справки в будущих судебных разбирательствах; или база данных CRM-системы для отслеживания истории взаимодействия с клиентами.


Система хранения общей справочной информации. Такая система нужна каждому под рукой для хранения общей информации, не попадающей в уже определенные более крупные категории. Ведь нужно же где-то хранить инструкции к кухонной технике, рукописные записи со встречи по проекту Смита, а также те иены, которые вы не успели обменять после возвращения из последней командировки из Токио (и которые вы можете использовать, когда опять туда поедете).

Отсутствие качественной системы хранения общей справочной информации может стать одним из самых узких мест в реализации эффективной персональной системы управления. Если у вас не получается просто и быстро (и даже весело!) сортировать информацию и хранить ее, вы снова вернетесь к беспорядочным стопкам, кипам и бессистемному цифровому накапливанию информации в месте ее системного хранения. Если ваши справочные материалы не имеют четких границ, то граница между тем, что требует действий и что не требует, будет постепенно стираться, визуально и психологически, а ваш разум ничего не сможет с этим поделать. Создание качественной работоспособной системы для этой категории материалов – важнейший фактор высокой продуктивности без стресса. Подробнее на этом мы остановимся в главе 7.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

3️⃣0️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Информация, не требующая действий
Для того чтобы разбираться с информацией, не требующей действий, нужно иметь такие же эффективные отдельные системы, как и те, что помогают вам справляться с активными задачами. Системы для работы с информацией, не требующей действий, делятся на три категории: мусорная корзина, система для информации, которую нужно обдумать, система для хранения справочных материалов.
Мусорная корзина
Вопрос с мусором должен быть очевидным. Без сожалений избавляйтесь от всего, что не понадобится вам в будущем и не представляет интереса как справочный материал. Если оставить мусор вперемешку с полезными материалами, это серьезно дезорганизует вашу систему и понимание ситуации.
Система для информации, которую нужно обдумать
Есть еще две группы вопросов, которые не требуют немедленных действий, но которые, возможно, вы хотели бы сохранить. Здесь опять-таки важно в первую очередь разграничить вопросы, не требующие действий вообще, и те, по которым нужно что-то предпринять. В противном случае вы опять вернетесь к своим стопкам документов и спискам, не имея представления, с чего начать и что делать.
Например, после прочтения информационной рассылки у вас возникла идея по проекту, которую вы хотели бы реализовать когда-нибудь в будущем, но не прямо сейчас. Вам нужно напоминание о том, чтобы вернуться к этой идее и оценить возможность ее воплощения в будущем. Или вы получили афишу местной филармонии с предстоящими концертами и узнали, что концерт, на который вы бы с удовольствием сходили, состоится через четыре месяца. Это достаточно отдаленная перспектива, и вы еще не знаете, каким будет ваш график поездок на это время, но если будете в городе, то сходили бы. Как быть в этой ситуации?
Есть два типа инструментов, которые могут быть полезны в таких случаях: списки «Когда-нибудь / может быть» и система напоминаний.
Список «Когда-нибудь / может быть». Ведение списка дел, которыми вы потенциально хотели бы заняться в будущем, но не сейчас, может быть весьма полезным и интересным. Это место хранения тех проектов, которые невозможно реализовать в настоящий момент, но о которых вы не хотите забыть. Нужно, чтобы с какой-то периодичностью вы получали напоминания об этих возможностях.
Эти вопросы относятся к категории тех дел, «которые я, возможно, захочу сделать, но не сейчас… хотя лучше, если я периодически буду вспоминать о них». Этот список стоит время от времени переоценивать, если вы хотите, чтобы польза от него была максимальной. Рекомендую вам просматривать его содержание в ходе ваших «еженедельных обзоров» (см. раздел «Система хранения общей справочной информации»).
Фрагмент стандартного списка «Когда-нибудь / может быть»
выучить испанский
пойти на мастер-класс по рисованию акварелью
сделать ремонт на кухне
построить плавательный бассейн
полетать на воздушном шаре
Возможно, у вас есть информация, подобная той, что попала в список «Когда-нибудь / может быть», но которую потребуется освежить в памяти только тогда, когда вы соберетесь заняться конкретным видом деятельности. Ее можно организовать, например, в такие списки:
• книги, которые нужно прочитать
Подобные напоминания могут значительно расширить ваши возможности творческого поиска. Полезно иметь в своем арсенале организационный инструмент, позволяющий легко составлять подобные списки.
Система напоминаний. Вторая категория задач, которые можно отложить, – это те задачи, напоминание о которых требуется только в определенное время в будущем. Самой удобной системой в этом случае будет каталожная система напоминаний, которую иногда также называют системой для «отложенных» или «последующих» задач. Она позволяет в буквальном смысле отправить самому себе, как по почте, напоминание в конкретный день.
Такую же функцию может выполнять и ваш календарь. Например, вы можете поставить себе напоминание на 15 марта, что через месяц вам необходимо заплатить налоги.

2️⃣9️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Список (списки) «Следующие действия»
Итак, где хранить все напоминания о последующих действиях? В списках под названием «Следующие действия», которые вместе с календарем являются центральным элементом повседневного процесса управления действиями.

Любые действия, выполнение которых занимает дольше двух минут и которые нельзя делегировать, нужно отслеживать. «Позвонить Джиму Смиту: встреча по обсуждению бюджета». «Сообщить наши семейные новости по электронной почте друзьям». «Набросать идеи: ежегодная конференция по продажам». Напоминания обо всех этих действиях должны быть занесены в соответствующие списки, чтобы в любой момент знать, что нужно делать.

Всё должно быть сделано настолько просто, насколько это возможно. Но не проще.

Альберт Эйнштейн, ученый
Если подобных напоминаний всего 20 или 30, их вполне можно хранить в одном общем списке «Следующие действия» и просматривать его каждый раз, когда выдается свободное время. К сожалению, у большинства из нас количество дел, о которых нужно помнить, колеблется от 50 до 150. В этом случае целесообразно разбить список на категории, например «Телефонные звонки», которые вы можете сделать, когда у вас выдастся подходящее время, или «Компьютер» – дела, которые можно выполнить, когда вы находитесь за компьютером.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

Новый формат на нашем канале. Каждое Воскресенье будем публиковать аудиокнигу.

Сегодня: Новые правила деловой переписки. Время прослушивания - 6 часов.

Как отучить себя залипать в телефон

Наверняка многие из вас замечали, что тратят огромное количество времени, скролля ленту соцсетей и ведя бессмысленные диалоги в чатах. Зависимость от телефона делает нас менее продуктивными, более раздражительными, может вызывать бессонницу и даже депрессию.

Если вы решили в новом году изменить свои отношения со смартфоном, эта инструкция для вас. Оптимальный срок для цифровой детоксикации - один месяц.

Неделя 1
- выйдите из всех аккаунтов в социальных сетях;
- выключите все сигналы и уведомления, кроме будильника;
- не пользуйтесь никакими устройствами в первый и последний час дня.

Неделя 2
- не пользуйтесь никакими устройствами в любом общественном месте, пока стоите в очереди или ждете начала чего-то;
- если есть сайт или приложение, от которого вы частично зависимы, установите блокиратор или удалите их со своего устройства.

Неделя 3
- не пользуйтесь никакими устройствами, проводя время со своими друзьями и близкими;
- определите три периода в день, когда вам разрешается проверять электронную почту и отвечать на письма, телефонные звонки и другие сообщения.

Неделя 4
- не держите никаких устройств в спальне и ванной комнате;
-выберите один день в неделю, когда вы сможете пользоваться устройствами свободно.

По итогу такой работы над собой вы если и не откажетесь от социальных сетей, то хотя бы избавитесь от привычки бесцельно копаться в смартфоне и быть всегда онлайн.

С Рождеством Вас дорогие друзья!!! 🎄 Пусть любовь, благополучие, радость и счастье будут вашими спутниками!

Учитывая сказанное, нет ничего предосудительного в том, чтобы составить для себя быстрый, неформальный, короткий список дел из разряда «Если у меня будет время, стоит сделать…». В него можно внести какие-то дела из списка следующих действий. Главное – не смешивать его со списком обязательных дел и относиться к нему с известной долей легкости, чтобы быстро менять, реагируя на неизбежные неожиданности в течение дня.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

2️⃣8️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Календарь
Напоминания о делах делятся на две категории: дела, намеченные на определенную дату или время, и дела, которые нужно завершить как можно скорее. С напоминаниями первой категории эффективнее всего можно справиться с помощью календаря.

В календарь должны попадать три типа задач:

• дела, привязанные к конкретному времени;

• дела, привязанные к конкретному дню;

• информация, привязанная к конкретному дню.


Дела, привязанные к конкретному времени, – еще одно определение понятия «встреча». Зачастую следующим действием по проекту является организация встречи для обсуждения этого проекта. В этом случае достаточно просто следить за предстоящими встречами в календаре.


Дела, привязанные к конкретному дню, – это задачи, которые вы должны выполнить в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы пообещали Миоко, что позвоните ей в пятницу, чтобы убедиться, что все в порядке с отчетом, который вы ей отправили. Она получит отчет не раньше четверга, а в субботу улетает за границу, так что пятница – самый удобный день независимо от времени. Удобно пользоваться календарем, в который можно заносить дела как привязанные ко времени, так и привязанные ко дню.


Информация, привязанная к конкретному дню. Календарь – хороший способ отслеживать дела, о которых вы должны помнить в определенный день. Это не обязательно действия, которые нужно предпринять, а скорее информация, которая может быть полезна именно в этот день: руководства к предстоящей встрече, напоминание о событиях, происходящих у друзей, коллег или членов семьи. В этом случае полезно сделать для себя заблаговременное напоминание, например позвонить другу, когда он вернется из отпуска. Здесь также можно размещать важные напоминания о каких-то сроках или о том, когда нужно начать что-то делать (если это еще не сделано).

Благословенны гибкие: они никогда не потеряют форму.

Майкл Макгрифф, поэт
Больше никаких списков задач на день в вашем календаре. В ваш календарь должны попадать только дела из трех перечисленных выше категорий – и ничего больше! Это утверждение в корне подрывает все устои традиционного тайм-менеджмента, где ежедневные списки задач практически всегда считаются ключевым пунктом. Но подобные списки в формате календаря не работают по двум причинам.
Во-первых, постоянное обновление информации и смена тактических приоритетов способны изменить дневной курс работы настолько резко, что практически невозможно заранее предусмотреть все задачи. Всегда полезно иметь рабочий план действий, но нужно быть готовым изменить его в любой момент. Попытки вести в календаре список дел, которые потом все равно придется переписывать на следующий день, потому что они не были выполнены, – пустая трата времени, которая к тому же деморализует. Список следующих действий, за который выступаю я, содержит все напоминания обо всех делах, даже о тех, которые назначены строго на конкретное время. И не надо будет их каждый день переписывать.

Во-вторых, если в список задач на день попадают дела, которые необязательно выполнять именно в этот день, они могут отвлекать внимание от тех задач, для которых выполнение в этот день является непременным. Если мне нужно позвонить Миоко в пятницу, потому что это единственный день, когда я могу с ней связаться, и при этом я добавил в свой список еще пять звонков, для которых день не так уж и важен, в итоге я могу из-за сумасшедшего рабочего ритма вообще не позвонить Миоко. Мое сознание должно удерживать информацию о том, что среди всех телефонных звонков, которые я запланировал, есть тот, который нужно сделать обязательно сегодня. Это неэффективное использование системы. Календарь должен быть вашей священной территорией. Если вы что-то там записали, это нужно сделать именно в этот день или не делать вообще. Единственное исключение – перенесенные встречи.

2️⃣7️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Вспомогательные материалы по проектам
По многим проектам собирается полезная информация, которую можно организовать по теме или по названию проекта. При этом ваш список проектов будет являться просто индексом. Все подробности, планы, сопутствующие материалы, которые могут пригодиться в работе над конкретным проектом, необходимо хранить в отдельных папках, электронных файлах или блокнотах.


Вспомогательные материалы и справочная информация. Как только вы организуете вспомогательные материалы по теме, вы убедитесь, что эта система практически идентична системе хранения справочной информации (например, файл «Свадьба» можно хранить в общих файлах). Единственное отличие в том, что, возможно, вам потребуется периодически возвращаться к сопутствующим материалам активных проектов, чтобы быть уверенным, что вы определили все необходимые следующие действия.

Как правило, я рекомендую сопутствующие материалы хранить не на виду. Если у вас уже есть эффективная система хранения справочной информации и удобный доступ к ней, вы можете обнаружить, что это самый простой способ хранения информации. Хотя иногда гораздо удобнее иметь все материалы под рукой и в шаговой доступности, особенно если вы работаете над проектом, в котором нужно сверяться со справочными материалами по нескольку раз в день. Для такой работы могут подойти папки для бумаг, разложенные в лотках.

Современные цифровые технологии делают процесс организации справочных и сопутствующих материалов более простым и более сложным одновременно. Можно легко и быстро где-то найти информацию и куда-то ее скопировать. Трудность состоит в том, чтобы решить, где эта информация должна храниться, – если учесть бесконечное число вариантов, где это можно сделать, а также желание иметь к ней легкий доступ. Лучший выход в данной ситуации – сделать вашу цифровую область справочных материалов максимально простой, а также периодически проводить там ревизию.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

Как сдержать новогодние обещания?

Исследования подтверждают, что значимые временные маркеры приносят эффект свежего начала. Именно поэтому Новый год вдохновляет нас на самосовершентсвование. Но со временем запал проходит. 80% людей не могут придерживаться своих обещаний дольше 6 недель.

Эти небольшие рекомендации могут помочь вам выбрать правильную цель и не отступаться от своих новогодних обещаний.

- Прежде чем что-то обещать себе, посмотрите на свою жизнь в целом, подумайте, какую главную цель вы хотите достичь в конце года.

- Выбирайте только те цели, кторые соответствуют вашим ценностям и интересам.

- Не бойтесь провала. Ведь страх неудачи - самый сильный демотиватор

- Есть вероятность, что вам вообще не нужно ставить целей на год. В конце концов обстоятельства меняются и ваши январские цели могут стать не актуальными к апрелю.

Только 8% людей удается сдерживать свои обещания на Новый год. Тем не менее, мы все равно можем получить пользу от «эффекта свежего начала». Определитесь, чего вы хотите, работайте над этим системно и просто наслаждайтесь!

С наступающим новым годом! Добра и счастья желаем вам, догорие читатели. ⭐️🌟🌟
❤️❤️❤️✅♻️🌐💪🤝💎
2️⃣6️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Проекты
Под «проектом» я понимаю любой желаемый результат, которого можно добиться в течение года, требующий более одного действия. Таким образом, некоторые относительно небольшие задачи, которые вы обычно не считаете проектами, все-таки попадают в эту категорию и должны присутствовать в вашем списке проектов наравне с крупными. Моя логика такова: если одно действие не обеспечит решение задачи, необходимо установить напоминание о том, что вам нужно сделать что-то еще. Если у вас нет физического места для хранения подобных напоминаний, они вновь осядут у вас в памяти. Причина установления ограничения в один год состоит в том, что, если вы должны завершить что-то за этот период времени, вам необходимо отслеживать еженедельный прогресс, чтобы держать ситуацию под контролем. Этот список можно также считать списком незавершенных дел и открытых вопросов, независимо от их размера.
Нет необходимости составлять списки проектов в определенном порядке – по размеру или по приоритетам. Просто перечислите их, чтобы иметь возможность регулярно отслеживать, определено ли у вас для каждого из проектов правильное следующее действие.

Фрагмент списка проектов

Нанять нового менеджера по персоналу

Спланировать отпуск в августе

Организовать корпоративный тренинг для сотрудников

Опубликовать книгу

Закончить обновление компьютерных программ

Переписать завещание

Закончить составление бюджета

Закончить предложение нового продукта

Научиться пользоваться новыми CRM-программами

Получить репринт статьи в HBR

Найти специалиста по связям с общественностью

Посадить растения в саду

Найти ресурсы для видеопроекта

Сформировать график участия в конференциях на следующий год

Закончить контракты о найме на работу

Поставить новый фонарь на крыльце

Купить новый обеденный стол

Записать Марию в школу

Не обязательно создавать проект – можно просто выполнять те конкретные действия, которые к нему относятся. После того как было предпринято достаточное количество правильных действий, сложится ситуация, близкая к картине желаемого результата, так что вы сможете считать проект завершенным. Список проектов – это не что иное, как совокупность результатов, которые мы мысленно рисуем перед собой, чтобы продолжать двигаться в верном направлении.

Возможно, ваши проекты можно распределить по разным категориям в зависимости от фокуса вашего внимания. Однако если сначала составить список с простым перечислением всех проектов, впоследствии это поможет настроить систему под ваши требования, чтобы сделать пользование ею более удобным.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

2️⃣5️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Организация
Внешние элементы диаграммы рабочего процесса представляют собой восемь отдельных категорий напоминаний и материалов, которые получаются в результате обработки всей собранной информации. Вместе они образуют комплексную систему организации практически всех ваших повседневных задач, а также тех задач, которые могут к ним добавляться ежедневно или еженедельно.

Быть организованным просто означает, что положение вещей соответствует вашему представлению о нем.

Информация, не требующая никаких действий, попадает в одну из трех категорий: «выбросить», «обдумать», «сохранить для справки». Следовательно, вы избавляетесь от нее; откладываете, чтобы позже еще раз к ней вернуться; или храните, чтобы обратиться к ней в случае необходимости. Для того чтобы справиться с задачами, требующими дальнейших действий, потребуются список проектов, система хранения вспомогательной информации по проекту, календарь, список напоминаний о следующих действиях, а также лист ожидания.


Диаграмма рабочего процесса – обработка

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса
Каждая из категорий должна быть организована физически в том или ином формате. Под словом «список» я понимаю любую систему напоминаний, которой легко воспользоваться, будь то список на листе в блокноте, или файл в компьютере, или даже обычная папка с разрозненными листками для записей по каждой задаче. Например, список текущих проектов может быть записан на отдельном листе бумаге в ежедневнике. Он также может храниться в специализированном программном приложении или же находиться в стандартной офисной папке с надписью «Список проектов». Напоминания об отложенных событиях (например, «Позвонить бухгалтеру после 1 марта и назначить встречу») можно хранить в бумажном календаре, в электронном файле или в мобильном приложении.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

2️⃣4️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Обработка?Что это?
https://telegra.ph/CHto-ehto-12-27

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

2️⃣3️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Обработка
Практически для всех моих клиентов самым важным навыком, которому я их обучил, был пошаговый алгоритм мышления, необходимый для очищения «корзин» для сбора информации. Однажды мы провели обработку всех открытых вопросов вместе с руководителем ключевого департамента глобальной корпорации. После этого она откинулась в кресле и призналась, что раньше никогда не переживала по поводу своих деловых встреч благодаря надежному календарю, однако никогда не чувствовала подобного облегчения относительно многих других аспектов работы, которые мы только что вместе прояснили. Действия и информация, о которых ей нужно было помнить, теперь были определены и зафиксированы в надежной системе.

Лучше ошибаться, чем не иметь ясности.
Фримен Дайсон, ученый

Что вам нужно знать о каждом электронном письме, сообщении, голосовом сообщении, записке, записи после деловой встречи или возникшей идее? Что все это – компоненты системы управления действиями, которая лежит в основе вашей персональной организации. Многие люди стараются стать организованными, но допускают ошибку: они берутся за это, имея целый ряд незавершенных задач. Нельзя организовать входящую информацию – ее можно только собрать и обработать. Вместо этого вы пытаетесь организовать свои действия, которые нужно выполнить на основе принятых вами решений о том, что надо сделать. Весь процесс: сбор, обработка и организация информации – представлен в центральной части модели дерева принятия решений, описанной далее.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

2️⃣2️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Регулярно очищайте системы сбора информации
Если не очищать систему и не обрабатывать собранную информацию, то единственная функция, которую вскоре начнет выполнять эта система, – это хранение беспорядочно наваленного хлама. Расчистить систему – не значит выполнить все собранные в ней дела. Это означает, что вы должны прояснить суть каждого пункта и решить, что должно быть сделано относительно него, а при невозможности завершить дело сразу – отложить конкретное действие по нему на будущее. Вы должны очистить ваши «корзины» хранения. Не оставляйте информацию там. Не расчищать ваши «корзины» для сбора информации – все равно что не выносить мусорное ведро или не вынимать корреспонденцию из почтового ящика: вам придется все время покупать новые, чтобы справиться с постоянно растущим объемом.

Тем не менее, чтобы очистить реальную или виртуальную корзину «Входящие», нужно иметь эффективную комплексную систему управления действиями: уж слишком много всего остается в этой корзине из-за отсутствия действенных методов ее очистки. Часто кажется, что информацию легче оставить в корзине, если вы знаете, что эта информация требует каких-то действий, но не имеете возможности заняться этим прямо сейчас. Корзина «Входящие», особенно для бумаг и электронных писем, – это лучшее, что многие люди могут сделать для организации процесса. По крайней мере они уверены, что где-то есть напоминание о том, что им все еще нужно сделать. К сожалению, эта страховка перестает действовать, когда за кипой бумаг становится не видно лотка или список входящих электронных писем перестает умещаться на одном экране монитора.

В любой сфере блокирование потока приводит к снижению способности полноценно и творчески участвовать в процессе.

Когда вы познакомитесь со следующими двумя шагами и научитесь легко и просто обрабатывать и организовывать вашу входящую информацию и незавершенные задачи, ваша корзина «Входящие» вновь начнет выполнять свою первоначальную функцию. А теперь перейдем к тому, как научиться обнулять системы сбора информации без необходимости выполнять всю работу прямо сейчас.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

2️⃣1️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Минимизируйте количество мест для хранения информации
Создайте столько мест для хранения информации, сколько вам необходимо, но при этом позаботьтесь о том, чтобы с ними можно было эффективно работать. Ваша система сбора и хранения информации должна быть доступна для вас в любом контексте, так как полезные идеи и мысли приходят где угодно и когда угодно. При этом, если у вас слишком много мест для хранения информации, нередко возникают сложности с ее системной обработкой.

Количество мест сбора и хранения информации может оказаться избыточным и если вы пользуетесь традиционными системами, и если используете высокотехнологичные инструменты. Большинство людей, привыкших к блокнотам для записей и стандартным лоткам для входящих документов, могут значительно усовершенствовать свою систему. Записи нужно систематизировать, а не позволять им копиться на листках бумаги, в блокнотах, в ящиках стола. Документы и другие физические материалы должны быть рассортированы по лоткам и папкам, а не лежать стопками во всех углах. Что касается высокотехнологичных инструментов, с развитием социальных сетей, многочисленных мобильных устройств и вездесущей электронной почты число потенциальных источников входящей информации значительно увеличилось. Сегодня у людей нередко больше одного адреса электронной почты, они участвуют в нескольких социальных сетях и имеют несколько цифровых устройств. Парадоксально, но теперь, когда цифровая революция стала повседневной реальностью, существенно укрепилась тенденция аккумулировать огромный резерв незавершенных задач из числа случайной входящей информации, а также увеличилось количество людей, для которых это становится источником стресса.

Вся потенциально полезная информация должна поступать к вам через минимальное число каналов, чтобы ее можно было легко получить и оценить.

Использование стандартных инструментов и процедур для сбора и хранения информации будет приобретать для вас все большее значение по мере усложнения вашей жизни и работы. Например, за годы работы, возможно, вы заметили, что самые удачные мысли о работе приходят в голову отнюдь не в офисе. Способность не упустить эти мысли благодаря удобной системе хранения информации, которая всегда под рукой, – это ключ к высокой эффективности.
Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение