Time manager. Страница 4

2️⃣0️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Выбросьте всё из головы
Если вы все еще стараетесь держать все задачи в голове, скорее всего, вас будет сложно убедить системно использовать и проводить ревизию ваших корзин «Входящие». Многие рассуждают так: какая разница, хранится ли информация о незавершенных делах во внешней системе или в голове, толку нет ни от того, ни от другого. Это все равно что пытаться играть в пинбол 14 на игровом автомате с большими дырками на игровом поле, так что мячи постоянно в них проваливаются. Какой смысл продолжать играть?

Очисти свое сознание. Это полезнее, чем очистить желудок.

Мишель де Монтень, мыслитель
Инструменты сбора и хранения информации должны стать вашими постоянными спутниками, всегда находиться под рукой, чтобы вы в любой момент могли зафиксировать какую-то ценную мысль. Пусть они станут для вас столь же незаменимыми, как зубная щетка, водительские права или очки. Уверенность в том, что ни одна из потенциально интересных идей не потеряется, даст вам свободу и воодушевит на новые хорошие идеи.

Держите все либо исключительно в памяти, либо только во внешней системе. Нечто среднее не позволит вам доверять ни тому, ни другому.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣9️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Факторы успеха для сбора информации
К сожалению, наличие корзины «Входящие» не гарантирует ее функциональности. У большинства людей имеются те или иные инструменты сбора информации, однако, как правило, они не пользуются ими в полной мере. Остановимся на трех обязательных условиях, от которых зависит эффективность фазы сбора.

Все незавершенные задачи нужно хранить во внешней системе, а не в голове.

Количество мест для сбора и хранения информации должно быть минимальным.
Систему сбора информации необходимо регулярно очищать

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣8️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Инструменты сбора
Существует несколько типов инструментов, как традиционных, так и высокотехнологичных, которые можно применять для сбора информации о незавершенных задачах. Как корзину «Входящие», в которой накапливается информация из внешних источников, можно использовать:

• стандартный лоток для входящих документов;

• бумажные системы планирования и записи;

• электронные системы планирования и записи;

• электронную почту и разные устройства для быстрого обмена сообщениями.

Стандартный лоток для входящих документов

Обычный канцелярский лоток, который может быть пластиковым, деревянным, кожаным или проволочным, – самый привычный инструмент для сбора бумажных и иных документов, требующих работы с ними: почта, журналы, записи с деловых встреч, корпоративные отчеты, билеты, квитанции, карты флеш-памяти, визитки, даже фонари с севшими батарейками!

Блокноты и бумаги для заметок

Бумага для заметок, блокноты, стикеры для напоминаний всех форм и размеров отлично подходят для того, чтобы записывать случайные идеи, неожиданные мысли, напоминания, что нужно сделать, и т. д. Все на ваш вкус и в соответствии с вашими потребностями.

Цифровые записывающие устройства

Компьютеры, планшеты, смартфоны и все виды современных мобильных устройств вполне подходят для записи дел, к которым нужно вернуться позже.

Электронная почта и устройства для быстрого обмена сообщениями

Если вы связаны с окружающим миром с помощью электронной почты или обмена текстовыми сообщениями, у вас должно быть виртуальное пространство для хранения входящих сообщений и файлов, где они находятся, пока вы не сможете их прочитать и что-то предпринять.

Технологическая интеграция

Благодаря техническому прогрессу все эти различные каналы можно автоматически объединить. Заметки на бумаге или на доске моментально переводятся в электронный формат; голосовые сообщения можно записать, оцифровать и распечатать. Можно отправить какую-то идею себе на почту с мобильного устройства.

Все эти инструменты, и традиционные, и высокотехнологичные, действуют по принципу корзины «Входящие» и интегрируют потенциально полезную информацию, обязательства, идеи и соглашения.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣7️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Сбор
Важно знать, какую информацию собирать и как сделать это наиболее эффективно, чтобы потом должным образом ее обработать. Для того чтобы избавить свой мозг от задачи более низкого уровня – пытаться обращать внимание на все подряд, вы должны быть уверены, что действительно собрали всю информацию, связанную с тем, что вам нужно сделать или по какому поводу нужно принять решение, и что в какой-то момент в ближайшем будущем вы обработаете всю эту информацию и проанализируете ее.
Сбор всей «незавершенки»
Для того чтобы избавиться от «утечек», нужно собрать в одном месте все дела, которые вы считаете незавершенными: личные или профессиональные, большие или маленькие, срочные или неважные – все, что должно быть изменено и по поводу чего вы ощущаете любую степень внутреннего обязательства это изменить.
Многое из того, что вы должны сделать, уже собрано для вас, пока вы это читаете. Почта приходит в ваши многочисленные почтовые ящики, реальные и виртуальные. Скорее всего, дома вы получаете настоящие посылки и письма. Физическая корреспонденция по-прежнему попадает в вашу корзину «Входящие» наравне с электронными сообщениями, SMS и голосовой почтой. В то же время вы постоянно замечаете то, что нужно изменить. Даже не настолько очевидные, как полученное электронное письмо, эти вопросы все равно требуют решения: их нужно закрыть, что-то сделать. Стратегические идеи, так и оставшиеся лишь на бумаге, сломанные гаджеты в ящике стола, которые нужно или отремонтировать, или выбросить, старые журналы на кофейном столике – все это относится именно к этой категории вещей.
Незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести.

Брахма Кумарис
Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных. Решения, которые вы должны принять о том, собираетесь ли вы что-то делать или нет, уже можно считать открытым вопросом, а также все ситуации, когда вы уже решили что-то предпринять, но еще не совершили первого шага. И уж точно к этой категории относятся все задачи, которые у вас «в процессе» выполнения или по которым вы уже сделали все запланированное, но пока так и не признали их законченными.

Для того чтобы эффективно управлять незавершенными делами, их необходимо раскладывать по символическим «корзинам», где они будут надежно храниться, пока у вас не найдется минутка, чтобы определить, как вы будете решать эту задачу и будете ли вообще. Не забудьте периодически проводить ревизию этих «корзин», чтобы они оставались для вас эффективным способом хранения.
В широком смысле в основном вся потенциально полезная для вас информация уже собрана. Если вы не зафиксировали ее в какой-то удобной для вас внешней системе планирования, значит, она по-прежнему хранится у вас в голове. То, что вы не отметили какую-то задачу в списке дел, не означает, что этой задачи у вас нет. Однако сейчас мы говорим о том, что вся нужная вам информация должна храниться во внешней системе и всегда быть у вас под рукой.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣6️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
О Жизни под контролем: или пять шагов управления рабочим процессом!
https://telegra.ph/ZHizn-pod-kontrolem-pyat-shagov-upravleniya-rabochim-processom-12-19

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣5️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
О Главном изменении: не держать никаких задач в голове!

https://telegra.ph/Glavnoe-izmenenie-ne-derzhat-nikakih-zadach-v-golove-12-19


Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣4️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Горизонтальное и вертикальное управление действиями
Контроль над обязательствами, проектами и действиями необходимо осуществлять на двух уровнях: горизонтальном и вертикальном. Горизонтальное управление обеспечивает взаимосвязь между всеми процессами, в которые вы вовлечены. Представьте себе, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир, как полицейский радар. В течение дня оно может остановиться на любом из тысячи самых разных вопросов, требующих вашего внимания: аптека, приятель вашей дочери, совет директоров, тетя Марта, SMS, стратегический план, обед, увядшее растение в офисе, недовольный клиент, грязная обувь, которую нужно привести в порядок. Вам нужно купить марки, решить, что делать с презентацией завтра, перевести деньги на счет, забронировать номер в отеле, отменить встречу и вечером посмотреть фильм. Наверное, вы удивитесь, когда осознаете, о каком количестве вещей вы думаете и чем занимаетесь в течение всего одного дня. Вам не обойтись без хорошей системы, которая поможет отслеживать как можно больше из этих дел, при необходимости предоставит информацию о каждой из задач и позволит быстро и эффективно переключаться между ними.
Вертикальное управление, напротив, обеспечивает обдумывание, развитие и координацию индивидуальных тем и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» останавливается на вашем следующем отпуске, когда вы и ваша вторая половина обсуждаете его за ужином: куда и когда вы отправитесь отдыхать, что будете делать, как подготовитесь к путешествию и так далее. Или вам необходимо обсудить с вашим начальником план реорганизации отдела. Или нужно собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с клиентом. Это и есть «планирование проекта» в широком смысле: сконцентрироваться на одной-единственной задаче, ситуации или человеке и собрать воедино все идеи, детали, приоритеты и последовательность действий – все, что необходимо, по крайней мере на данный момент, чтобы выполнить задачу.
Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: не держать никаких задач в голове и добиться их выполнения. Правильное управление действиями позволяет вам чувствовать себя уверенно и спокойно в самых разных ситуациях в вашей профессиональной деятельности и личной жизни. А правильное «проектное планирование» помогает прояснять для себя конкретные задачи и отслеживать их выполнение.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣3️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Ценность подхода «снизу вверх»
За многие годы работы над улучшением личной продуктивности я в полной мере оценил преимущества подхода «снизу вверх», когда начинаешь с самых обычных повседневных дел и обязательств. Казалось бы, наиболее эффективной должна быть работа «сверху вниз»: сначала определить личные и корпоративные цели и видение, затем сформулировать главные задачи и, наконец, сфокусироваться на деталях реализации. Однако, как правило, люди настолько поглощены повседневной рутиной, что не в силах успешно сконцентрироваться на более широкой перспективе. Как следствие – подход «снизу вверх» обычно оказывается более эффективным.

Лучший способ раздвинуть горизонт – взять под контроль текущие дела и поток входящей информации и ввести в свою практику те методы работы, которые помогут вам осуществлять этот контроль на постоянной основе. В результате вы обретете поток творческой энергии, которая поможет сосредоточиться на новых перспективах. Повысится уверенность в себе, а это позволит справиться с новыми грандиозными задачами. Те люди, которые осознанно начинают использовать эту практику, сразу ощущают свободу, облегчение и вдохновение.

Ваше мышление станет более сфокусированным, а для этого нужно в корне изменить повседневный образ действий. Есть более важные вещи, требующие вашего внимания, чем повседневная рутина, однако не наладить максимально эффективное управление на этом уровне – все равно что пытаться плавать в неудобной одежде.

Многих руководителей, с которыми я работал над тем, чтобы в течение дня они более эффективно справлялись с повседневной рутиной, вечером одна за другой посещали блестящие идеи по поводу будущего компании и их собственного. Это происходит автоматически благодаря тому, что ничто не препятствует рабочему процессу.

Иметь перспективу недостаточно, нужно что-то делать. Недостаточно смотреть на ступеньки, по ним нужно подниматься.
Вацлав Гавел

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣2️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Процесс: управление действиями
Вы можете натренироваться (практически так, как это делают спортсмены), чтобы стать быстрее, активнее, более эффективно реагировать и концентрироваться на задачах, которые выполняете. Вы можете думать продуктивнее и проще управлять результатами. Можете свести к минимуму число открытых вопросов как в профессиональной деятельности, так и в личной жизни и успевать гораздо больше, прилагая меньше усилий. Вы также можете научиться сразу принимать решения по всем вопросам и создать для себя стандартную процедуру действий и на работе, и в личной жизни, отвечающую требованиям нового тысячелетия.

Однако прежде чем все это получится, нужно выработать привычку не держать в голове списки задач. А способ сделать это, как мы видели, заключается вовсе не в том, чтобы управлять временем, информацией или приоритетами. В конце концов:
• вы не можете управлять пятью минутами и на шестую все оставить;
• не можете управлять информацией, иначе просто умерли бы от похода в библиотеку или взорвались после первого же выхода в интернет;
• вы не управляете приоритетами – они просто у вас есть.

Начало – половина любого дела.
Греческая пословица

Ключ к управлению всем – это управление собственными действиями.

Продолжение следует
#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣1️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Преобразование категории «разное»
Для всех вещей и ситуаций, которые попадают в категорию «разное», могу дать следующее определение: это все, что вы впустили в свой физический или психологический мир, но что не нашло там адекватного места, а вы еще не поняли точно, что это значит для вас, каким должен быть желаемый результат и следующий конкретный шаг. Большинство систем планирования у большинства людей не работают потому, что люди еще не трансформировали все те вещи, которые они пытаются планировать. Пока эти вещи остаются «разным», они не поддаются контролю.

Практически все списки задач, которые мне довелось видеть за многие годы (если таковые списки имелись в принципе), представляли собой просто перечисление разных вещей, а никак не перечень реальных действий, ориентированных на результат, которые необходимо выполнить. Это было своего рода напоминанием о множестве незавершенных дел, не разложенных на результат и конкретные шаги, то есть не было реальным планом, что должен делать составитель этого списка.

Мы должны преобразовать все задачи, попавшие в категорию «разное», в четкую последовательность значимых действий, проектов и информации, готовую к применению.

Вот что обычно мы видим в стандартном списке задач: «Мама», «Банк», «Доктор», «Няня», «Вице-президент по маркетингу» и т. д. Чтение таких списков чаще вызывает еще больший стресс, а не облегчение. Да, это ценное напоминание о том, что вы должны что-то сделать или принять какое-то решение. Но чисто психологически это по-прежнему остается призывом: «Прими решение!» И если в данный момент у вас нет сил или возможности подумать и принять это решение, такой список задач просто напомнит вам, что у вас слишком много дел.

«Разное» само по себе не так уж и плохо. То, что привлекает наше внимание, по сути своей обычно и бывает «разным». Однако как только мы впускаем какие-то вещи в свою жизнь или работу, у нас появляется внутреннее обязательство перед самим собой определить и понять их значение. В профессиональной сфере от нас требуется, чтобы мы думали, оценивали, решали и действовали, причем каждую минуту, идет ли речь об электронном письме или пометках с утренней рабочей встречи. Это неотъемлемая составляющая работы. Если бы вам не нужно было думать над этими вещами, от вас бы этого и не требовалось. А в личной жизни мы обманываем сами себя, позволяя повседневным делам (дом, семья, здоровье, финансы, карьера или отношения) занимать наше сознание, потому что у нас нет понимания желаемого результата и необходимых действий.
В конце одного из моих семинаров топ-менеджер крупной компании, занимающейся биотехнологиями, критически оценила список дел, который она принесла с собой, и сказала: «Бог мой, это же бесформенная, невыполнимая каша!» Это, пожалуй, лучшее определение, которое я когда-либо слышал, списков задач в большинстве систем планирования. Подавляющее большинство людей пытаются стать организованными, меняя местами неясные задачи в неполных списках. Они еще не осознали, сколько и что именно им необходимо организовать, чтобы получить реальную отдачу. Им нужно собрать вместе все, над чем требуется подумать, а затем сесть и подумать, чтобы их усилия по планированию и организации увенчались успехом.

Продолжение следует

#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

1️⃣0️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
У вашего сознания нет собственного разума
Если бы наше сознание руководствовалось внутренней логикой и разумными доводами, то напоминало бы нам о том, что нужно сделать, только тогда, когда у нас есть для этого реальная возможность.

У вас случайно не завалялся где-нибудь фонарик, в котором сели батарейки? Как вы думаете, когда сознание напомнит вам, что нужно купить новые батарейки? Когда вы увидите, что старые не работают! Не слишком-то умно: если бы у сознания был внутренний разум, оно напоминало бы о севших батарейках только тогда, когда вы проходите мимо витрины с батарейками в магазине. И еще о том, какой нужен размер батареек.

Вспомните: с момента пробуждения утром до настоящей минуты вы думали о чем-нибудь, что должны сделать, но еще не выполнили? Мысль об этом посещала вас больше одного раза? А зачем? Ведь это пустая трата времени и энергии – продолжать размышлять над тем, чем вы не занимаетесь непосредственно в этот момент. К тому же это лишь усиливает беспокойство по поводу того, что вам следовало бы сделать, а вы не делаете.

Управляйте своим разумом, или он будет управлять вами.
Гораций

Большинство людей полностью подчиняются своему мыслительному процессу, реагирующему на внешние стимулы, особенно когда сталкиваются с синдромом «надо-слишком-много-всего-успеть». Скорее всего, вы слишком много незавершенных ситуаций и открытых вопросов отдали на откуп своему сознанию, которое неспособно эффективно с ними справиться. Согласно результатам исследований, человеческая психика просто не может не отслеживать незавершенные ситуации, причем это происходит не с позиции умного, позитивного мотиватора (как считали вначале), а с позиции критика, отвлекающего вас от других мыслей, снижающего вашу способность активно действовать.

Продолжение следует

#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

9️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Почему некоторые мысли не идут у вас из головы
Чаще всего вы не можете перестать думать о вещах, которые в их настоящем виде вас не устраивают и которые вы хотите изменить, при этом:

• вы еще не определились, каким именно должен быть желаемый результат;

• вы не решили, каким должен быть следующий шаг или конкретное действие; и/или

• вы не ввели напоминания о результате и требуемом действии в удобную для вас систему планирования.

Постоянное непродуктивное обдумывание дел, которые нужно сделать, – это самая большая трата времени и сил.

Керри Глисон, консультант
Вот почему эти вещи не идут у вас из головы. Пока вы не разложите для себя ситуацию по полочкам, не примете решение и не зафиксируете эту информацию в системе планирования, к которой у вас абсолютно точно всегда есть доступ, ваш мозг не откажется от этой задачи. Вы можете обмануть кого угодно, только не собственное сознание. Оно-то точно знает, пришли ли вы к итоговому решению и поместили ли информацию о результате и напоминания о действиях в системе планирования, которой можно доверять, чтобы «сознающий разум» мог правильно воспользоваться этим 12. Пока вы это не сделаете, сознание не перестанет возвращаться к этому снова и снова. Даже если вы уже определились со следующим шагом, необходимым для решения проблемы, ваше сознание не успокоится, пока напоминание не окажется там, где оно абсолютно точно выполнит свою функцию. Ваше сознание будет продолжать давить на вас из-за невыполненного следующего шага, особенно когда вы ничего не можете поделать, и это только повышает уровень стресса.

Продолжение следует

#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

8️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Суть интеллектуального труда
Добро пожаловать в реальный мир интеллектуального труда с его основным принципом действий: вам придется думать о своих делах больше, чем вы надеетесь, но меньше, чем боитесь. Как писал Питер Друкер: «В интеллектуальном труде задачу нужно сформулировать самому. “Каковы ожидаемые результаты этой работы?” – вот главный вопрос, определяющий эффективность интеллектуального работника. Этот вопрос требует рискованных решений. Обычно на него нет правильного ответа – есть только разные варианты действий. Нужно четко понимать конечный результат, чтобы добиться эффективности при его достижении»

Любому действию предшествует мысль.

Ральф Уолдо Эмерсон
Большинство людей не горят желанием тратить силы и энергию, чтобы понять, что на деле означает происходящее с ними, и решить, что с этим делать. Нас никогда по-настоящему не учили, что, прежде чем приступить к работе, ее нужно обдумать. Существенная часть повседневной рутины предопределена, и, приходя на работу, мы просто принимаемся за недоделанные задачи. Точно так же в личной жизни: мы знаем, что семью нужно кормить, белье стирать, детей одевать. Лишь немногие люди понимают, что они должны сконцентрироваться, чтобы определить желаемый результат и необходимые действия для его достижения. Однако, откровенно говоря, это самый эффективный способ сделать мечты реальностью.

Продолжение следует

#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

#Ivan #Leshkevich #IvanLeshkevich #Бизнескниги

7️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Важное упражнение для тестирования этой модели
Предлагаю письменно изложить ситуацию или проект, который больше всего занимает ваши мысли в последнее время. Что больше всего беспокоит, сбивает с толку, интересует или любым другим образом поглощает ваше внимание? Это может быть проект или проблема, с которыми вам нужно справиться прямо сейчас, или ситуация, с которой неизбежно придется столкнуться в будущем.

Возможно, вы планируете отпуск и вам нужно решить ряд важных вопросов, как всегда в последнюю минуту. Или вам только что пришло электронное письмо с важным и срочным вопросом по работе вашего отдела. Или, может быть, вы только что получили в наследство шесть миллионов долларов и не знаете, что делать с наличностью. Это может быть все что угодно.

Изложили? Отлично! Теперь сформулируйте в одном предложении желаемый успешный результат решения этой проблемы или ситуации. Иными словами, что должно произойти, чтобы вы вычеркнули этот проект из вашего списка дел как завершенный? Это могут быть самые простые предложения, например: «Провести отпуск на Гавайях», «Уладить ситуацию с клиентом Х», «Решить школьные проблемы Сьюзан», «Прояснить новую структуру управления в отделе», «Применить новую инвестиционную стратегию» или «Найти варианты решения проблем с чтением у Мануэля». Все ясно? Замечательно!

Теперь запишите, какое конкретное физическое действие нужно выполнить в первую очередь, чтобы на шаг приблизиться к разрешению ситуации. Если бы вы не занимались ничем другим в жизни, кроме решения этой проблемы, что предприняли бы прямо сейчас? Возможно, позвонили бы кому-то или написали SMS? Отправили электронное письмо? Взяли лист бумаги и ручку и устроили мозговой штурм? Начали искать информацию в интернете? Купили гвоздей в строительном магазине? Поговорили лично с партнером, помощником, юристом или начальником? Что бы вы сделали?

Ответили на этот вопрос? Хорошо.

Насколько полезными оказались для вас эти две минуты размышлений? Подавляющее большинство людей, выполнявших это упражнение в ходе наших семинаров, почувствовали, что хотя бы немного контролируют ситуацию; у них снижалось напряжение и повышалась концентрация. Кроме того, усиливалась мотивация сделать что-то конкретное для решения вопроса, о котором до сих пор они только абстрактно размышляли. А теперь представьте себе, что эта мотивация, только в тысячу раз сильнее, – способ жить и работать.

Думайте как человек дела, действуйте как человек разума.
Анри Бергсон, философ

Если после выполнения этого небольшого упражнения вы испытали положительные сдвиги, подумайте, почему снизилось ваше беспокойство. Ведь фактически ничего не изменилось: ситуация еще не завершена. Но вы, вероятно, получили более четкое представление о желаемом результате и конкретном действии, которое нужно выполнить для начала. Изменилась наиболее важная составляющая для достижения ясности, концентрации и спокойствия духа: ваше взаимодействие со своим внутренним миром.

Но благодаря чему это произошло? Дело ведь не в том, что вы «стали организованным» или «определили приоритеты», – вы начали размышлять. От вас требовалось совсем немного: определить ваше обязательство в отношении конкретной проблемы или возможности и ресурсы для решения этой проблемы. Обычно люди очень много думают. Но беда в том, что они думают о проблемах, а не о решениях этих проблем. Если вы добросовестно выполнили предложенное упражнение, вам потребовалось организовать ваше мышление с точки зрения результата и действия, а это обычно происходит только при сознательной концентрации усилий. Физическая реакция может быть автоматической – но только не процесс мышления.

Продолжение следует

#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

#Ivan #Leshkevich #IvanLeshkevich #Бизнескниги

6️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Основные требования для управления обязательствами
Для эффективного управления обязательствами необходимо выполнение некоторых базовых действий и моделей поведения.

• Прежде всего, если вы держите все свои дела в голове, то ваше сознание уже не «как вода». Любую незавершенную задачу нужно зафиксировать в удобной для вас системе планирования, которой вы постоянно пользуетесь, и впоследствии выполнить.

• Во-вторых, необходимо четко осознать, в чем заключается ваше обязательство, и решить, что нужно делать, чтобы его выполнить.

• В-третьих, как только вы определились с теми действиями, которые нужно предпринять, вы должны создать для себя систему напоминаний, к которой будете периодически возвращаться.

Думайте головой, чтобы выбросить все дела из головы.

Продолжение следует

#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

#Ivan #Leshkevich #IvanLeshkevich #Бизнескниги

5️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Принцип: эффективное управление внутренними обязательствами
После нескольких десятков лет консультирования и обучения, за которые мне довелось общаться с тысячами людей, я пришел к простой истине: главная причина стресса заключается в неправильном управлении обязательствами, которые люди на себя берут. Даже те, кто не испытывает стресса, неизменно чувствуют себя более расслабленно, лучше концентрируются и работают более продуктивно, как только научатся эффективно контролировать «открытые вопросы» в своей жизни.

Возможно, у вас гораздо больше обязательств, чем вы осознаете, и каждое из них, серьезное или незначительное, отслеживается подсознательной частью вашего мозга. Это так называемые «открытые вопросы», или «незавершенные циклы», то есть все, что отвлекает внимание и не имеет отношения к задаче, которой вы занимаетесь. «Открытым вопросом» может быть все что угодно, от действительно масштабных целей, например «покончить с проблемой голода во всем мире», до более скромных задач – «нанять нового помощника» или даже до повседневных дел – «заменить лампочку на крыльце».

Для того чтобы эффективно справиться со всем этим, нужно сначала определить все, что вас тревожит; понять, что именно это для вас значит, а затем принять решение, как с этим быть. Кажется, ничего сложного, однако на практике большинство людей не могут выполнить это системно и последовательно. Им не хватает знаний или мотивации, а иногда и того и другого, главным образом потому, что они не осознают, какую цену придется заплатить за пренебрежение этим правилом.

Продолжение следует

#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

#Ivan #Leshkevich #IvanLeshkevich #Бизнескниги
4️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Можно ли войти в «продуктивное состояние» по желанию?
Вспомните, когда в последний раз вы чувствовали, что работаете очень эффективно.
Скорее всего, вы ощущали, что контролируете ситуацию, не испытывали стресса, были
полностью сосредоточены на работе, не замечали времени (как, уже обед?) и чувствовали,
что существенно приблизились к желаемому результату. Хотите испытывать подобное
состояние чаще?
Если ваше сознание чистое, оно всегда готово ко всему, оно открыто
для всего.
Сбанри Судзуки
А если вы чувствуете, что ситуация вышла из-под контроля, испытываете стресс,
не можете сконцентрироваться, вам скучно, время словно остановилось – можно ли все
изменить и вернуться в продуктивное состояние? Система GTD поможет вернуться к состоянию
«сознание как вода» и задействовать все ваши ресурсы и возможности с максимальной
эффективностью. Многие не замечают, в какой именно момент выходят из продуктивного
состояния. Большинство людей существуют в полустрессовом состоянии так часто и так
давно, что уже забыли, что может быть иначе, что взаимодействовать с миром можно в позитивном
режиме. Я надеюсь, что эта книга побудит вас определить, какой уровень стресса вы
осознанно принимаете, зная, что в вашем распоряжении есть техники для его снижения.

#Планирование, #Действия, #Контроль, #Достижение

3️⃣Часть. Д. Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
У работы больше нет четких границ
Основная причина повышения уровня стресса в том, что характер работы изменился
в большей степени и гораздо быстрее, чем наши навыки и способности. Во второй половине
ХХ века понятие «работа» в индустриальном обществе трансформировалось от механической
работы на конвейере до того, что позднее Питер Друкер
столь емко выразил термином
«информационная (интеллектуальная) работа»
Раньше работа была самоочевидна. Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы,
коробки запакованы, коровы подоены, посылки отосланы. Вы точно знали, какую
именно работу надо выполнить: вы ее видели. Было совершенно очевидно, когда работа сделана,
а когда нет. Для повышения продуктивности труда следовало повысить эффективность
рабочего процесса – иными словами, просто работать усерднее или дольше.
Практически любую работу можно сделать лучше, и сегодня доступно
огромное количество информации, как это сделать.
Сегодня у большинства проектов нет конкретных границ. У многих моих знакомых
по крайней мере c полдесятка задач, с которыми они пытаются справиться прямо сейчас,
но даже если бы они занимались ими всю оставшуюся жизнь, то так и не смогли бы довести
их до совершенства. Возможно, перед вами стоит та же проблема? Насколько успешной
может быть эта конференция? Насколько эффективна эта обучающая программа или структура
компенсационного пакета ваших топ-менеджеров? Насколько хорошо образование,
которое вы даете детям? Насколько хорош блог, который вы ведете? Насколько эффективной
оказалась встреча с персоналом, которую вы провели? Насколько здоровым вы можете быть? Насколько функциональна реорганизация вашего отдела? И, наконец, сколько доступной
информации поможет вам «улучшить» все эти аспекты? Ответ прост: бесконечное количество
информации, легкодоступное, по крайней мере потенциально, через интернет.
С другой стороны, отсутствие границ увеличивает для всех объем работы. Сегодня
решение многих задач в организации требует перекрестного общения, взаимодействия
и вовлечения. Границы нашего личного рабочего пространства рушатся (или должны разрушиться),
а вместе с ними мы лишаемся роскоши не читать копии электронных писем
от отдела маркетинга, или отдела управления персоналом, или какого-нибудь временного
комитета по решению какого-то вопроса. Добавьте к этому увеличившееся время, которое
вы посвящаете общению с друзьями и родственниками по мере того, как исчезает расстояние
между вами, ведь сегодня даже пожилые активно пользуются интернетом и смартфонами,
чтобы «быть на связи» с выросшими детьми.
Новые коммуникационные технологии в геометрической прогрессии размывают границы
наших обязательств и жизни. Во втором десятилетии нового века мы переживаем
повышенное беспокойство из-за того, что вынуждены быть всегда на связи, особенно в условиях
глобализации («половина моих сотрудников работает в Гонконге, а еще один ключевой
специалист – в Эстонии»), удаленной работы и при всех возможностях поддерживать
отношения. Не последнюю роль в этом играет и наша одержимость самыми разными карманными
и наручными гаджетами, которые обладают большими возможностями, чем целая
комната компьютеров в 1975 году.
Таким образом, более размытыми и неопределенными становятся не только работа
и границы ее восприятия, но также время и пространство, в которых мы можем выполнять
эту работу, вместе с увеличивающимся объемом потенциально значимой и доступной
информации, способной привнести дополнительную ценность в нашу жизнь.

Продолжение следует

#Ivan #Leshkevich #IvanLeshkevich #Books