Как считать рентабельность проектов в агентстве — вплоть до каждой задачи
В 2019 году, когда WIM.Agency начало активно расти, мы задумались о создании программы, автоматического отчёта, который бы максимально прозрачно и понятно показывал расходы и доходы по каждому проекту (клиенту) — в разрезе стоимости рабочего часа специалиста и с учётом всех косвенных затрат.
В итоге такой отчет появился — с его помощью руководители агентства могут отслеживать, насколько эффективно сотрудники тратят рабочее время и что именно влияет на рентабельность проектов и прибыль бизнеса.
Ольга Чемм, операционный директор WIM, и Иван Шлаев, бизнес-аналитик WIM, в подробностях рассказали на vc.ru, как работает такой отчет, как соотносятся все данные, что он показывает и как изменился подход к задачам с появлением инструмента.
Основные этапы создания отчета:
1️⃣ Первый шаг — внедрение трекера времени Toggl в апреле 2020 года. Появилось единое требование ко всем сотрудникам агентства: обязательно отмечать рабочее время по каждой выполненной задаче в трекере.
2️⃣ Далее нужно было с минимальными изменениями интегрировать таблицы финансистов в общую модель данных. Для корректной связи между бухгалтерскими таблицами и таблицами с данными из Toggl были созданы дополнительные справочники.
3️⃣ Все доходы и расходы были поделены на разные типы — прямые, косвенные, вендорские и другие. Также были введены три коэффициента, которые помогли логично разделять косвенные и любые другие расходы по всем проектам.
4️⃣ Итоговая модель данных объединяет и распределяет все показатели — на её базе строится отчёт в Power BI. В отчете есть фильтры, разные форматы отображения диаграмм. Таким образом, у руководства агентства есть возможность смотреть на финансовые показатели под другим углом.
Каждое отклонение от нормы или отставание от целей отображается в отчёте. Если что-то пошло не так, лучше всего идти к команде и вместе решать, как менять процессы и улучшать ситуацию.
Детали, таблицы, разбор отчёта и даже ссылка на почти реальный отчёт — в статье на vc.ru.
#digital #digitalмаркетинг #базазнаний #практика #бизнес
