У 63% встреч нет заранее запланированной повестки Определить цель очень важно: это фокусирует и вас, и участников. Лучше придерживаться правила «1 встреча — 1 цель», потому что даже самым талантливым менеджерам тяжело за одну встречу достичь нескольких целей. В конце концов, многозадачность — это миф. Исследования также показывают, что многозадачность, то есть попытка взять на себя вдвое большую когнитивную нагрузку, просто не может быть выполнена: наш мозг так не работает — даже если вы решите запараллелить когнитивную деятельность с более автоматической. Часть 2. Как подготовиться к встрече 1. Продумайте структуру. 2. Определите участников. Подумайте дважды, чтобы не звать лишних, но и не забыть тех, без кого встреча будет неполноценной. 3. Составьте повестку и отправьте всем событие в календарь. Сюда же прикрепите повестку — так её никто не потеряет. 4. Забронируйте место встречи, подготовьте его. Отдельно подумайте, какие дополнительные инструменты могут понадобиться. Если это онлайн-встреча, позаботьтесь о доступах, заложите время на знакомство участников с инструментом, если он новый для команды. 5. Подготовьте материалы для визуализации. Распечатайте графики, составьте и отправьте презентацию. Часть 3. Как вести встречу Во-первых, вы сами должны быть максимально вовлечены в происходящее от и до. Это основа крутого результата. Во-вторых: 1. Начните с обозначения целей: «С этой встречи мы выйдем с пониманием того, как в компании работает система мотивации сотрудников». 2. Обозначьте структуру: «Сегодня встреча будет иметь следующую структуру. Во-первых, во-вторых, в-третьих». 3. Синхронизируйте вокабуляр. Если кто-то не понимает обозначений, их можно заранее выписать на доске. 4. «Ведите всех за ручку» по обозначенной структуре: «Начнём с», «Напомню, сейчас мы вот здесь». 5. Модерируйте, если встреча отходит от структуры или из обсуждения пропадает конструктив. 6. Выносите офф-топики и выписывайте их на будущее: «Вернёмся к этой теме позже, так как это не цель встречи». 7. Фиксируйте важное. Можно даже назначить ответственного за «минутки» или фоллоу-апы. 8. Делайте промежуточные выводы в соответствии со структурой. 9. Общий результат встречи обязательно озвучивайте в конце: «Мы не будем запускать проект по смене эквайринга потому что», «Теперь вы все знаете, как нужно онбордить сотрудника и вот как вы сможете применить это на практике». 10. Сообщите, какие офф-топики вы вынесли и что будете с ними делать. Часть 4. Что делать после встречи 1. Пришлите всем записи со встречи, в которых вы перечислите, с чем с неё вышли, какими будут дальнейшие шаги, кто несёт за них ответственность, какие нашли офф-топики и что будете делать с ними дальше. 2. Пришлите материалы со встречи: презентацию, данные, которые вы демонстрировали, что-то, что вы обещали отправить после встречи. 3. Возьмите фидбек в индивидуальном формате — пусть команда расскажет, что вы могли сделать лучше. Любая встреча требует подготовки, внимания и концентрации. Да, это занимает много времени — но лучше так, чем тратить ресурсы и мотивацию команды. Проводите встречи с умом!