​​Вредный совет 3. Обязательно бери предоплату 100 %, не подписывай договор на бумаге и не закрывайся актами
Коммерческая деятельность подразумевает договорные возмездные отношения. Одна сторона оказывает услугу или продает товар. Другая – платит за это деньги. Факт оказания услуг или продажи товара фиксируется актом, который подписывают обе стороны.
Всегда собирайте и храните в своём архиве документы
На старте я по незнанию не уделил должного внимания документообороту. И это было еще одной ошибкой.
Всегда подписывайте с контрагентом договор на бумаге и храните в архиве свой экземпляр! Либо обменяйтесь электронными скан-копиями договора с электронной цифровой подписью – ЭЦП.
Если ваш контрагент находится в другом городе или у вас нет ЭЦП, тогда распечатайте договор, подпишите его и вышлите подписанный экземпляр на почтовый адрес заказчика. Эту же операцию попросите выполнить и его тоже.
В тексте договора я теперь пишу так:«Стороны пришли к соглашению, что для начала вступления в силу настоящего Договора достаточно обмена электронными или скан-копиями Договора, которые скреплены подписями, а обмен печатными версиями Договора между Сторонами, по взаимному согласию Сторон, может быть произведен позже».
Для чего это нужно?
Допустим, вы так и не подписали договор в натуре, возникла спорная ситуация, а клиент затребовал деньги назад. Практика арбитража часто такова, что в случае судебных разбирательств вашу скан-копию договора могут признать недействительной, и все деньги, уплаченные вам по договору, судья может счесть неосновательным обогащением (см. ст. 1103 ГК РФ) и обязать их вернуть контрагенту.
Правильно считайте предоплату
Я поместил в свой первый договор пункт про полную предоплату за каждый месяц работ.
Не советую так делать, если не обладаете финансовыми резервами на случай непредвиденных обстоятельств. На мой взгляд, в услугах достаточно брать вперед 50 %. Расчет – после подписания акта. Клиент всегда может потребовать предоплату обратно, и в таком случае деньги придется вернуть.
Если вы не ездили к клиенту лично, не подписывали акты, а направляли по почте или по электронке подписанную скан-копию или фотографировали документ, то по факту это будет означать, что услуга не оказана.
Сумма за каждый период должна быть «закрыта» бумажным актом, оригинал которого должен храниться у вас и у вашего клиента.
Если клиент медлит с подписанием документов, все равно надо проявлять настойчивость и требовать оригиналы.
Заключив договор с ООО «Холод», я направлял каждый месяц акты по почте, но подписанных актов «в натуре» так и не дождался. Когда компания затребовала деньги обратно, я оказался к этому совершенно не готов.
Защититься от медлительности заказчика можно примерно такой фразой в договоре:
«Подрядчик в течение 5 рабочих дней со дня окончания Отчётного периода направляет Заказчику два оригинала Акта с подписью по почтовому адресу, указанному в настоящем Договоре. Заказчик обязан в течение 3-х рабочих дней после получения Акта выполненных работ, подписать его и отправить один из оригиналов обратно по почтовому адресу Подрядчика, либо направить мотивированную претензию по Услуге в тот же срок по электронной почте. В случае просрочки Заказчиком сроков подписания акта или не предоставления претензий со стороны Заказчика к качеству выполненных Подрядчиком работ, Услуга за этот Отчетный период считается оказанной надлежащим образом и принятой Заказчиком в полном объеме».

В случае, если контрагент так и не пришлет вам обратно подписанный с его стороны оригинал акта приемки-сдачи работ, у вас будет надежный тыл в договоре, на который вы всегда сможете опереться при возникновении спорной ситуации.