Не шутите с подотчетами

Уж сколько раз твердили миру, что подотчетами надо быть осторожнее и что их нужно возвращать, а если потратили – отчитаться. Но все равно нет-нет кто-нибудь на этом да прогорит. А некоторые вообще берегов не видят и пускаются во все тяжкие.

Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 12.11.2019 № А19-13034/2018. Гендиру выдали под отчет аж 420 миллионов рублей. Якобы для закупки товаров и работ для фирмы. Даже авансовые отчеты какие-то состряпали, квитанции и приходники приложили.

Что нарыли контролеры, когда пришли с проверкой:

• доказательств реальности покупки и оприходования товаров и услуг на подотчетные деньги нет;
• контрагент денег не получал;
• на личные нужды гендир потратил 311 миллионов рублей, в том числе покупал валюту, квартиру, машину.
• Официальный доход директора при этом был в сотни раз меньше трат.

Итог: доначисление НДС, налога на прибыль, НДФЛ, взносов, пени, штрафы.

Напоминаю, если выдаете деньги под отчет, нужно подтверждение, что их использовали в интересах организации. Только это поможет избежать доначислений.

Срок возврата подотчетных денег вы устанавливаете сами и прописываете в учетной политике. Если пройдет больше трех лет после установленного срока, вы обязаны начислить НДФЛ и взносы на подотчетные суммы. Срок давности можно прервать и выиграть время, если заключить с должником соглашение о возврате долга, подписать акт сверки или получить письмо с признанием долга. Так вы заново запустите срок исковой давности.

Спасти от доначислений НДФЛ и взносов может тот факт, что компания предпринимала попытки вернуть долг и тому есть доказательства, в судебной практике есть такие примеры. А вот если увидят, что наоборот, вы сидели сложа ручки и не пытались выбить с должника деньги – придется платить налоги и штрафы.