Как бухгалтерии вовремя получать первичку?

Это головная боль многих бухгалтеров. Они как заноза для сотрудников других отделов, вечно гундят, требуют какие-то документы, докучают, отвлекают, понимаешь, от важных дел.

А между тем порядок в первичке – самое что ни на есть важное дело. Без этого у фирмы будут проблемы с налоговой, штрафы, снятые вычеты и т.д. Только кто ж это понимает?

А еще бывает, что в базу данные внесут, а документ в бухгалтерию не отправят, похоронят акт или накладную где-нибудь у себя в шкафу. Или дадут копию – и на том успокоятся, а налоговикам для проверки нужны оригиналы.

Чтобы раз и навсегда закончить с этим бардаком, советую подойти к этому вопросу системно и сделать следующее:

1. Провести разъяснительную работу среди сотрудников других отделов. Ну не понимают они тонкостей работы бухгалтерии и для них акт – это просто бумажка, а для бухгалтера – важный документ и риск потерять деньги. Это для менеджера работу оплатили, сделали – и можно спать спокойно, а у бухгалтера без документов оплата так и будет висеть, как будто деньги заплатили просто так и ничего взамен не получили. Поэтому не гундеть надо и не клянчить бумажки, а четко и ясно объяснить в ярких красках, что такое закрывающие документы, для чего они нужны и что будет, если не сдать документ в бухгалтерию и не показать его налоговикам, когда они попросят. И каждому новому сотруднику это объяснять.

2. В каждом отделе назначить ответственного, который будет отвечать за то, чтобы собирать и сдавать в бухгалтерию закрывающие документы раз в месяц по реестру.

3. После каждой оплаты направлять менеджерам уведомление, что теперь нужно получить закрывающий документ, ввести его в базу и в такой-то срок передать в бухгалтерию оригинал. Все то же самое прописать в регламенте, и ознакомить сотрудников под роспись.

4. Если есть особо упрямые сотрудники, которые не реагируют на напоминания и не шевелятся, ставьте в копию электронного письма директора – после этого они быстро начинают бегать.

5. С контрагентами, которые не хотят выдавать документы, вопрос решается еще проще – пригрозите, что подадите в суд на возврат дебиторки. Ведь пока у вас нет закрывающих документов, получается, что они не выполнили свои обязательства и получили деньги просто так.

В идеале надо наладить эту работу с помощью программного обеспечения. Например, допилить 1С и настроить отчет, где каждый ответственный сотрудник сможет видеть, какие оплаченные суммы у него закрыты документами, а какие нет, и что он еще должен сдать в бухгалтерию. Тогда он сможет уже целенаправленно подчищать хвосты.

И уж совсем будет хорошо, если внедрить в компании электронный архив, совместимый с 1С. Тогда менеджеры будут вносить данные в базу, оригиналы документов сдавать в бухгалтерию, там их будут сканировать и прикреплять к 1С. Оригиналы будут храниться в архиве, а вся работа уже будет идти со сканами. В любой момент можно будет найти и посмотреть нужный документ и узнать, какие документы еще не прикреплены.

Еще один хороший вариант – перевести всех контрагентов на электронный документооборот, тогда и сканировать ничего не придется.

Если вы решите навести порядок в работе с первичкой, сначала придется разгрести авгиевы конюшни за прошлые месяцы и годы и приучить персонал к новым порядкам. Будет муторно, со стороны персонала может быть сопротивление и саботаж, но результат вас порадует. Справившись с анархией в этом вопросе, вы получите массу сэкономленного времени, денег и нервов.