СЕКРЕТАРЬ-АССИСТЕНТ в брендинговое агентство Depot.
Мы ищем активного и исполнительного сотрудника на должность секретаря-ассистента. Отличная возможность начать свой путь в мире брендинга.
Обязанности: совмещение функций бизнес-ассистента отдела по работе с клиентами и администратора на ресепшен.
Обязанности ассистента:
— Качественная обработка входящих запросов;
— Своевременное заведение карточек в СРМ (запросы из почты/звонка);
— Первичное составление Договоров и Приложений под кураторством НБ менеджера;
— Помощь с портфолио – вычитка/редактирование текстов, добавление картинок, и тд.;
— Помощь с документами для тендеров;
— Перевод материалов на английский язык;
— Помощь в поиске подрядчиков для специфических задач;
— Мониторинг тендерных площадок.
Обязанности секретаря reception:
— Взаимодействие с курьером (организация работы, прием запросов от сотрудников компании, ведение журнала с целью фиксации запросов, оперативная связь с курьером);
— Сканирование, подписание, подготовка к отправке документов (описи);
— Информирование клиентского отдела о днях рождения клиентов;
— Разовые поручения: поклейка бордов, заказ цветопроб и пр.;
— Приём, регистрация и передача адресатам входящей корреспонденции;
— Приём и переключение звонков, а также фиксация информации о звонке (при отсутствии требуемого сотрудника на рабочем месте) и доведение ее до адресата;
— Разбор и сортировка входящей электронной почты, передача информации адресатам, простые базовые ответы на запросы;
— Поиск подрядчиков с целью изготовления сувенирной продукции и фирменной документации;
— Организация проведения переговоров, совещаний, деловых встреч с клиентами и партнерами в офисе компании, чай/кофе/обслуживание клиентских встреч;
— Оформление соглашения о конфиденциальности с новыми штатными сотрудниками компании;
— Курирование графика встреч компании (отслеживание некорректного планирования);
— Заказ цветов и подарков клиентам компании, организация доставки;
— Администрирование деловых поездок сотрудников и руководителя (заказ билетов, бронирование гостиниц);
— Заказ такси сотрудникам;
— Ведение базы дней рождений сотрудников;
— Ведение базы телефонов сотрудников.
Подробнее здесь: https://vdhl.ru/sekretar-assistent-3
