БЭК-ОФИС в подкаст-студию «Терменвокс». Мы ищем единомышленника/цу и коллегу, который/ая примет участие в развитии нашей студии, обеспечивая тылы от оперативной поддержки работы продакшена (организовать бронь, найти варианты подрядчиков) до создания и поддержания уюта в нашем доме (то есть офисе); от ведения реестра документов и первичного документооборота по шаблонным документам до организации командировок редакции. Что вам надо будет делать: — Вести первичный документооборот, а именно: — оформлять шаблонные договоры с партнерами, подрядчиками и клиентами; — контролировать своевременность получения закрывающих документов от подрядчиков нами и от нашей бухгалтерии – нашими клиентами; — организовывать курьерские и почтовые отправления; — вести реестр первичной документации. — Разбирать общие входящие мейлы – перенаправлять письма коллегам, отвечающим за конкретный подкаст или направление, и отвечать на телефонные звонки. — Выполнять поручения руководства в рамках поддержки работы студии (в основном это организация поездок (подобрать и оформить билеты; решить вопрос с проживанием и транспортом), бронь студий, поиск подрядчиков, сбор и аккумуляция информации в рамках конкретных проектных задач); — Офис-менеджмент: нам важно, чтобы именно вы знали, когда и что из регулярных вещей нам нужно и закупали их вовремя; чтобы вы контактировали с клинингом, магазинами и курьерами; чтобы мы были уверены на все 100%, что тылы закрыты и мы не останемся без воды и кофе в самый неподходящий момент, а цветы не засохнут или не утонут в хаотичном несогласованном проявлении заботы; что вся аппаратура будет на своем месте и нам и нашим гостям будет нравиться тусоваться в офисе и будет хотеться бывать в нем как можно чаще, даже если нет прямой необходимости. Вы нам подходите, если у вас есть: — Опыт работы с документооборотом не менее 1-го года и/или опыт работы офис-менеджером и/или личным ассистентом руководителя не менее 1-го года; — Вы знаете офисный пакет на уровне продвинутого пользователя (Word, Excel + аналогичные инструменты Google); — У вас грамотный русский язык; — Вы знаете английский язык не ниже уровня Intermediate или можете гарантировать нам, что ваш уровень не создаст сложностей при пусть и редкой, но обязательной письменной и устной коммуникации с зарубежными коллегами; — Вы любите подкасты и медиа и хотите развиваться в этом направлении. Условия и контакты здесь: https://vdhl.ru/bek-ofis