Как научиться правильно делегировать задачи?

Умение делегировать задачи – это один из основных пунктов успешной деятельности руководителя. Если научиться этому, то можно в разы увеличить собственную продуктивность и результативность командной работы.

В противном случае – придется всё делать самому.

Что значит «делегировать»?

Делегировать задачи – это перепоручать часть работы и некоторые функции своим подчиненным или коллегам.

Казалось бы, что тут сложного? Но на самом деле многие руководители стараются по максимуму выполнять свои функции самостоятельно из-за страха, что работа будет сделана плохо или кое-как.

В действительности же, если правильно подойти к вопросу делегирования, то можно не только упростить себе жизнь, но и повысить эффективность работы.

И прежде чем перейти к основным правилам делегирования задач, давайте разберемся, какие именно дела нужно перепоручать, а какие не стоит.

Рутинные

В работе каждого руководителя есть задачи, которые можно смело назвать рутинными. Их может выполнить даже обезьянка, если показать ей, какие нажимать кнопки на компьютере или выполнять другие простые действия.

Руководителю не нужно тратить на это время, лучше перенаправить подчиненным.

Не столь важные

Каждое действие требует определенных временных затрат. Но часто эти задачи повторяются. И если просто научить их делать кого-то еще, или перенаправить задачу, то можно избавить себя от монотонной работы из раза в раз.

Сложные, но простые

Некоторые задачи руководству кажутся одновременно важными, потому что сложные. Но любую сложную задачу можно разделить на несколько простых. И тогда есть возможность обучить другого сотрудника. Тем самым повысить его квалификацию и избавить себя от ненужной работы.

Гораздо проще, один раз потратить время на написание некого алгоритма выполнения задачи, нежели каждый раз всё делать самому.

Слишком долгие

Есть задачи, которые требуют к себе особого внимания, буквально съедают время. Но если присмотреться к ним, то участие руководителя там требуется всего на 10%. Остальную часть работы можно делегировать.

Срочные

Если срочная задача не требует 100% выполнения руководителем, то ее непременно нужно перепоручить кому-то другому. И желательно заранее согласовать все рабочие моменты.
И теперь мы плавно переходим к основным принципам делегирования задач.

7 правил делегирования задач

1. Точно сформулируйте задачу, включая сроки выполнения, результат – лучше записать.
2. Утвердите ответственное лицо или распределите ответственность в команде.
3. Определите способы контроля выполнения и способы обратной связи.
4. Укажите, какие могут возникнуть проблемы в ходе выполнения задачи, и как их можно решить.
5. Уточните критерии качества выполненной задачи для отчетности.
6. Определитесь с приоритетностью задачи для ответственного лица.
7. Проверьте, правильно ли подчиненные поняли поставленную задачу, и готовы ли они закрыть вопрос.

И еще несколько полезных моментов

Иногда руководителю бывает сложно определиться с тем, какие задачи можно перепоручать, и кому из сотрудников это можно доверить. В этих вопросах лучше всего не спешить.

Специалисты рекомендуют начать с того, чтобы просто отмечать задачи, которые не требуют 100% вмешательства начальства в процессе рутинной работы. К примеру, делать пометки в течение одного месяца, параллельно наблюдая за навыками подчиненных, примечая их сильные и слабые стороны.

Важно знать

- Если человек может выполнить задачу на 80%, то ему можно доверить все 100%.
- У каждого сотрудника должна быть задача, которая зависит от него на 100%.
- Поэтапное делегирование помогает развивать уверенность в подчиненных.
- Руководитель вправе требовать конкретного результата.
- Обсуждение рабочих вопросов помогает находить оптимальные решения.
- Не мешайте выполнению задачи в процессе.

Нужно только настроиться на нужный лад, и уже спустя месяц будет целый список задач, которые можно делегировать. И важно не зацикливаться на собственных страхах, а верить в то, что делегирование задач поможет повысить эффективность работы в целом.