​​Структура Щотижневого Звіту📝 Минулого тижня я намагалася надихнути тих, хто не надсилає клієнтам звіти, все ж таки починати це робити 🙏🏻 І щоб не вагатися, починайте писати по перевіреному шаблону. З яких саме блоків може складатися звіт ПМа про роботу команди за тиждень? 1️⃣ Загальна інформація: 🔹 Де ми відносно плану? «Ми працюємо за планом і встигаємо закінчити до релізної дати, не виходячи із затвердженого бюджету». (Обожнюю, коли статус саме такий 😊) Або ж «Через розширення вимог до модуля АВС ми тепер відстаємо від розкладу на тиждень. Готуємо розрахунки та запропонуємо декілька варіантів на розгляд нашому Продакт Оунеру у понеділок»👌🏻 🔹 Блокери/необхідна допомога. Одразу акцентуємо увагу клієнта на тому, де від його рішень/підтверджень/виконання якихось домовленостей залежить подальший успіх проєкту. 🔹 Статус по команді. Особливо якщо клієнт переживає та регулярно питає про безпеку членів команди. 2️⃣ Прогрес за тиждень Над чим працювали цей тиждень та результати роботи. 3️⃣ Плани на наступний тиждень Перелік пріоритетних задач для команди, які ви збираєтесь виконати наступного тижня. 👉🏻Тут клієнт може вплинути на ваші плани. Припустимо, він на днях обговорював майбутній функціонал з кимось і запланував щось змінити у вимогах, але ще не встиг. Так у відповідь на ваш звіт він зможе написати «а от ту фічу до середи не починайте, я ще там трохи відредагую свої побажання. Візьміть натомість наступну за пріоритетом». Ідеально, коли плани на наступний тиждень наступної п’ятниці переходять в секцію «Прогрес за тиждень» в повному обсязі⚡️ Або ж надається коментар, який пояснить, чому щось не встигли закінчити, і що далі команда планує з цим робити. 4️⃣ Бюджет Особливо важлива секція для проєктів, де є відомі бюджетні обмеження. 🔸 Для Time & Material – витрачені за тиждень години спеціалістів, які ви конвертуєте в гроші. Клієнт одразу бачить, скільки йому коштували задачі, що ви перерахували у секції «прогрес за тиждень». 🔸Estimated/Spent/Remaining/Estimate at Completion. Якщо ви оцінювали роботи на початку проєкту, то маєте тримати руку на пульсі: яку частину цих коштів вже витратили, скільки ще маєте витратити, щоб закінчити роботи та скільки насправді виходить проєкт. ➖1000/300/500/800 – тут ми та клієнт розуміємо, що ми в бюджет вкладаємось і ще вистачить на якісь додаткові хотілки, якщо вони будуть пізніше. ➖1000/300/800/1100 – а тут ми вже не вкладаємось в бюджет, який затвердили. А от що з цим далі робити залежить від моделі кооперації. (Можу окремий пост зробити, якщо цікаво). 5️⃣ Ризики Лише декілька (3-5) найважливіших. Бажано до внесення ризику у звіт проговорити сам ризик та план по роботі з ним з клієнтом на зустрічі, а у звіті просто доповідати про виконання плану та давати переоцінку ризикам. ✅ Це базовий шаблон. Сюди можна додавати секції, особливо якщо клієнту недостатньо інформації. Можна розширювати такі звіти графіками, таблицями та діаграмами. Бачила у ПМів із особливим почуттям прекрасного звіти – витвори мистецтва 😌 В стілістиці та кольорах проєкту, з ілюстраціями та інфографіками. Впевнена, клієнту-візуалу це дуже сподобається. Я ж особисто керуюсь такими правилами: написання репорту має займати до 30 хвилин. Його прочитання – до 5 хвилин. 😊 Стислий, зрозумілий та інформативний звіт щотижня – ще одна цеглинка в будинок наших із клієнтом довгих та міцних стосунків.