УЗАКОНИТЬ ПЕРЕПИСКУ ПО E-MAIL
.
Переписка по электронной почте тоже может быть частью договора. Но мало написать фразу о согласовании по почте в договоре. Чтобы переписка сработала, есть несколько правил. Они не занимают много времени, но надо выполнять все.
.
1. Написать в договоре фразу о законности переписки. Например: «Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».
.
2. Указать в реквизитах ваш адрес и адрес клиента:
Переписываться с адресов из договора. Если указали почту на яндексе, а переписываетесь с джимейла, суд может ее не принять.
.
Возможно, клиент будет менять адрес: сначала напишет с рабочего, потом с личного или перейдет в вотсап. Необязательно заставлять клиента писать с адреса из договора.
Можно сделать так:
- переписываться там, где удобно вам и клиенту;
- как договорились об изменениях, предупредить клиента, что пришлете письмом новые договоренности. Так вы хотите убедиться, что правильно поняли условия и не сорвете задачу. Почта нужна, чтобы не потерять договоренности — всё будет в одном письме;
- попросить письменно подтвердить. Фразы «Всё верно» хватает.
.
3. В письмах подробно описывать, что и как меняется. Нельзя написать: «Окей, Иван, меняем логотип, как договорились». Из такой переписки непонятно, о чем договорились, какой логотип и где менять, точно ли Иван подтвердил новые условия.
ОБЩАЯ ФРАЗА, НЕ ЗАЩИЩАЕТ
Пример: Окей, Иван, меняем сроки и макет, как договорились.
ЗАЩИЩАЕТ
Пример: Иван, по итогам разговора зафиксирую новые условия:
задачу сдаю в понедельник;
работаем над двумя макетами;
новый бриф к макету прикладываю к письму.
Пожалуйста, напишите в письме, всё ли я понял правильно?
.
Это все правила, чтобы переписка по электронной почте была законной. Если компания следует правилам, можно не подписывать доп. соглашение всякий раз, когда клиент меняет условия.