В моей практике случаются «быстрые проекты» с реализацией в течение недели, например, пресс-сопровождение делового мероприятия. Казалось бы не сильно трудозатратное дело позвать нужные СМИ и скоординировать их на месте проведения мероприятия. Но не всё так просто. Вот что важно учитывать и к чему лучше заранее подготовиться:

1. Приглашаем СМИ заблаговременно и готовим для них фактуру. Недостаточно просто написать название мероприятия, его дату, место и выступающих на нем спикеров. Необходимо раскрыть весомость вашего инфоповода и значимость события для СМИ.

2. Если вы стремитесь заполучить на мероприятие телекамеры, то ваша задача попасть в редакционный план. Отправить или нет съемочную бригаду к вам на мероприятие станет известно лишь накануне вечером, по факту прозвона новостных редакций телеканалов. При этом нужно понимать, что ваше мероприятие конкурирует с десятком других запланированных в городе, а ресурсы выездных съемочных бригад сильно ограничены, так что решение, куда поехать, может быть принято не в вашу пользу.

3. Будет здорово, если вы заранее подготовите и выдадите журналистам на месте распечатанные пресс-материалы, раскрывающие инфоповод, программу и все детали мероприятия. Журналистам нужно также дать все корректные ФИО и правильные должности ключевых спикеров на мероприятии. При этом важно предоставить финальную информацию по выступающим особенно, если в их составе произошли изменения в последний момент, и вместо одной важной персоны, приехал, например, его заместитель.

4. Имейте при себе диктофон на мероприятии и записывайте ключевые выступления, а также прямую речь спикеров во время пресс-подходов. Это важный исходный контент, который вы сможете потом использовать в постфактум пресс-материалах.

5. Время для пресс-подходов важно оговорить с организаторами и спикерами заранее, чтобы сообщить журналистам накануне. Это особенно актуально, если мероприятие длится несколько часов. Допустим, вы позвали СМИ к началу, а уже на месте выясняется, что пресс-подходы можно организовать только в самом конце. Будьте готовы к тому, что не каждый журналист готов высидеть все два часа на вашем мероприятии ради эксклюзива в конце. Телекамеры по опыту больше получаса у вас не задержатся, поскольку у них плотный график выездных съемок.

6. И еще, пожалуй, из важного, это фотосъемка мероприятия. Заручитесь своим проверенным фотографом, даже если вам говорят, что на площадке будет работать фотограф. Мой опыт показывает, что качество «стороннего» фотоконента, как правило, оставляет желать лучшего. Я всегда работаю только с проверенными спецам, в которых уверена, что меня не подведут. Ведь по качеству фото и видеорепортажа будут потом судить о мероприятии в том числе партнеры и коллеги вашего клиента, читатели СМИ и все остальные.

Здесь можно почитать подробнее по теме пресс-сопровождения ивентов: я ранее разбирала кейс одного нашего проекта Пресс-сопровождение делового мероприятия на примере Форума выпускников СПбГЭУ