Друзья, приветствую! Пока мы с вами потихоньку возвращаемся в рабочий ритм начала года, хочу рассказать вам вот какую историю.

Накануне прошло одно культурное мероприятие, которое я знаю изнутри, его подготовку и анонсирование я наблюдала в течение нескольких месяцев. Мероприятие не буду называть по определённым причинам, да и ни к чему это, скорее хочу поделиться с вами общими наблюдениями и выводами по его организации, которые характерны и для других проектов, а значит могут быть полезны в работе.

1. Для проекта важно, чтобы был рулевой. Руководитель, продюсер, координатор, как угодно, назовите, но это должен быть один человек, который знает и видит всю карту проекта, рулит ходом его подготовки, составляет его смету, имеет рычаги влияния на ее увеличение, оптимизацию, и самое главное, он наделен полномочиями в принятии решений по всем вопросам. Один или в связке с тем, кто инвестирует деньги в проект (иногда это один человек, а бывает, что два разных). Но лучше сразу на берегу договориться, кто принимает решения по проекту и за кем последнее слово.

2. На подготовительном этапе в организации мероприятия, когда вы собираете команду под проект или назначаете исполнителей по проекту, важно избежать хаоса и распределить обязанности для каждого, обозначив его задачи. Это избавит вас от потерь (временных и финансовых), когда «все делают всё, вместе хватаются за разные куски работ и в итоге понадеялись друг на друга и не сделали.

3. Чтобы мероприятие не ушло в значительный минус, как в недавнем примере, к экономике ивента нужно подойти очень серьезно и на самом старте подготовки. Сперва рассчитайте оптимальное количество мест рассадки и определите кол-во билетов на продажу. Далее проранжируйте их по цене - более видовые, центровые будут дороже боковых и дальних мест. Определите пороги стартовой цены (early birds tickets) и сколько раз и на сколько вы намерены повышать цены по мере приближения к дате события. На выходе у вас должно быть понимание прибыли от продажи билетов и насколько она покрывает вашу затратную часть. Это даст вам определенную свободу или несвободу в тратах.

4. Взаимодействие с площадкой, принимающей ваше мероприятие, – очень важный компонент в работе. Постарайтесь на старте переговорного процесса зафиксировать не только финансовые условия сотрудничества, но и кто что может дать друг другу, особенно в ресурсах по его продвижению, анонсированию и поддержке продаж билетов.

5. Если площадка вам на переговорах сходу заявляет, что их маркетинг слаб, а ресурсы по анонсированию ивента сильно ограничены или (что еще хуже) некомпетентны и не справляются, для вас это важный звоночек, что большой и важный блок работ по продаже билетов ляжет на ваши плечи и ваш партнер вам не помощник. В таком случае договаривайтесь с площадкой о некой контрибуции, например, на более привлекательные условия по аренде площадки, тех.оснащения и прочего.

6. Не идите на поводу у коллег или партнеров, которые стремятся насытить и перенасытить программу мероприятия. Например, вы задумали концерт, а потом в процессе он обрастает фестивалем на пол дня с лекциями, кино, перформансами, танцами, барами-растабарами. Что в итоге: гостей пригласили на 17.00, а отпустили с мероприятия в 22:45, люди уставшие от затянутости всего действа побрели домой с унылым впечатлением от него. Тайминг ивента 5 часов - это нонсенс в наше время (если это не фест с диджеями, и крутым лайнапом артистов, сменяющих друг друга). Люди на обычные лайфстайл мероприятия (спектакли, концерты, лекции и пр.) не готовы на них тратить столько времени, по опыту - максимум часа три.

Позже напишу остальные мысли и наблюдения по теме организации ивентов.