​​5 РАСПРОСТРАНЕННЫХ ОШИБОК В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ.

Деловая переписка окружает нас повсюду: мы пишем клиентам, коллегам, начальству, партнерам. Но нередки те ситуации, когда не получаем ответ на свое сообщение.

1. Написать не тому человеку.
Это очевидная оплошность, которую легко допустить. Такое часто происходит, когда мы посылаем одинаковые письма разным людям и забываем менять имена и/или названия компании в своем сообщении.

2. Запутать читателя.
Такое бывает в сообщениях, в которых речь идет "ни о чем и обо всем сразу", т.е. автор спрятал основную мысль так глубоко в тексте, что ее тяжело понять.

Как этого избежать? Начинайте с просьбы или главного вопроса. Да, пару вежливых приветственных строк в начале письма никто не отменял, но дальше переходите к самой сути.

3. Термины и аббревиатуры.
Типичный недочет, встречающийся в деловой переписке. Порой мы не задумываясь используем сокращения и рабочий сленг в деловой переписке, забывая о том, что некоторые собеседники и понятия не имеют о чем идет речь.

4. Ответить на письмо у себя в голове.
Дел у нас много, времени мало, а новые письма и сообщения поступают неумолимо. Среди них попадаются важные - те, на которые стоит ответить. И вы наверняка на них отвечаете, но, бывает, что иногда лишь мысленно.

Пример: в вашей голове сложился ответ, тут пришло новое важное сообщение, вам позвонили - в общем, вы отвлеклись, забыли и письмо осталось без ответа. В то же время отправитель ждет ответа вашего ответа.

5. Гигантские абзацы.
Иногда нам приходится излагать огромный объем информации. Большая ошибка - пытаться уместить все в один абзац. Читая слишком большой абзац, адресат забудет к концу то, что читал в начале. Куда лучше будет изложить информацию по пунктам.