​​Вопрос ❓❓❓

Доброго времени суток! У кого в подчинении должен находится отдел закупок, если это дистрибуционная компания и какие базовые KPI должны у этого отдела быть? Благодарю!

Автор вопроса — Кирилл Ганницкий

Ответ:

На определенном этапе своего развития каждая дистрибуционная компания переходит к модели разделения закупок на 3 функции:
✅формирование ассортимента;
✅непосредственно закупка;
✅логистика.

Так вот закупки без функции формирования продуктового портфеля могут относиться либо к Операционному директору, либо к Директору по логистике. В зависимости от вашей бизнес-модели. Функция формирования продуктового портфеля, выбора конкретных SKU, формирования цены на них и контроль маржинальности – это отдельная функция, которую рекомендуем выводить из-под операционных закупок.

С точки зрения KPI возможны варианты. Каждый бизнес выставляет те показатели, которые здесь и сейчас в фокусе, которые “болят”.

1⃣ Оптимальным вариантом будет являться объем экономии бюджета закупок (размер скидки от прайса поставщика). Не все компании могут это отследить, но именно этот показатель будет наилучшим, т.к. отдел закупок – это отдел продаж наоборот.
2⃣ Оборачиваемость товарных запасов – не менее важный показатель, который позволит избежать замораживания денег в товаре и минимизирует неликвиды. Есть несколько вариантов его расчета, любой из них будет полезен особенно дистрибуционному бизнесу.
3⃣ Выполнение плана по закупкам (с точки зрения важности обеспечить минимально необходимый уровень запасов / продукции на складе в любой момент времени).
4⃣ Средний размер отсрочки платежа. Для дистрибуционной компании одной из ключевых задач является синхронизировать отсрочку платежа поставщику и от клиента. Закупщик отвечает за свою часть - условия работы с поставщиками.

Обратите внимание, что все KPI являются взаимосвязанными и помогают держаться в золотой середине ☝ Например, оборачиваемость будет мешать делать большие закупки, которые могли бы обеспечить большую экономию и длинную отсрочку, но с другой стороны страхует от замораживания денег в товаре, который может оказаться неликвидным. В любом случае при формировании KPI важно аккуратно сбалансировать “ограничители”, чтобы не вызвать перекоса ⚖

Еще добавим, что KPI отдела закупок должны быть четко связаны с KPI отдела продаж. Они работают на один результат, который координирует коммерческий отдел (категорийный), а значит их фокусы внимания должны быть однонаправленными: на маржу, а не просто оборот, или на оборачиваемость, а не просто выполнение плана.

Наша компания на потоке занимается внедрением систем KPI с привязкой к финансовой мотивации сотрудников. Будем рады помочь и вам в построении эффективной системы управления бизнесом! 💪