​Вопрос ❓❓❓:

Как правильно построить общение в чатах, чтобы поменьше отвлекать сотрудников, которые в данный момент заняты другими важными вопросами? Можно ли договориться с руководством о том, что, например, с 9 до 12 в чате никто не ответит. Чтобы можно было концентрироваться на задачах.


Автор вопроса — Андрей Куприянов

Ответ:

Есть прекрасная книга — «Договориться можно обо всем»📕 Кеннеди. Рекомендуем для повышения навыка ведения переговоров.

Внутренняя коммуникация — это один из наибольших воров времени у сотрудников, особенно у руководителей.

Предлагаем 2 инструмента для измерения ситуации:

1. Как и было указано в вопросе, популярным решением является введение «часов тишины»⏰. Стоит их делать не длиннее 2 часов — это предел концентрации человека. Рекомендуем использовать такую практику 2 раза в день по 1,5-2 часа.

В это время запрещено разговаривать в офисе и запрещены все встречи. Коммуникация в мессенджерах — на ваше усмотрение.

2. Существует понятие «лестница коммуникации». Она требует подготовки и вовлечения всей команды для внедрения. Поделимся ключевыми тезисами:

💥 все виды коммуникации делятся по категориям и ранжируются по совокупной сумме человеко-часов, которые они требуют, с привязкой к нарушению планов коллеги.
💥самый времяемкий инструмент коммуникации —это оффлайн-встречи и планёрки. Встреча 8 сотрудников на 1 час отнимает у компании 8 рабочих человеко-часов. Роскошь. Нужны жёсткие аргументы для такого выбора.
💥кроме этого, есть email, который отнимает время только одного человека на написание и не отрывает получателя от работы. Получатель может в комфортном для себя режиме построить логику проверки и обработки почты.
💥идеальный сценарий — научить сотрудников решать свои вопросы самостоятельно. Отлично работает правило «прежде чем прийти к кому-то с вопросом загугли и продумай сам минимум 3 варианта потенциального ответа». 🤔Только если этого всего мало, тогда имеет смысл просить коллег потратить своё время на решение вашего вопроса.

Пропишите такую лестницу правил, сделайте общедоступной, а ещё лучше повесить на стену в каждом кабинете. В идеале оформить инструкцию или faq для сотрудников.

Больше 70% компаний на русскоязычном пространстве могут на применении такого инструмента сэкономить до 100-120 человеко-часов в неделю🔥🔥🔥. Экономический эффект вас впечатлит)