Чек-лист по выполнению задач Что делать, когда у вас много задач, от клиентов, коллег, партнёров, руководства, и вы не справляетесь? Нужен алгоритм, на который можно опереться. Конечно, «творческий хаос» – тоже интересный вариант, но иногда нужно действовать предельно быстро и точно. Предлагаем чек-лист для простых офисных задач (не проектов). 1️⃣ Определите, кто должен делать эту задачу, если не вы, то перенаправьте/делегируйте человеку который ее должен выполнить. Убедитесь, что он ее принял, либо сообщите, что вы берёте эту задачу в работу. 2️⃣ Если это ваша задача, то уточните: ▪️какой должен быть результат; ▪️есть ли примеры подобных выполненных задач; ▪️сроки выполнения (реальны ли они с учетом других ваших задач, которые уже распределены по слотам* рабочего времени); ▪️приоритетность; ▪️кто может помочь вам с выполнением; ▪️необходимую для выполнения информацию. 3️⃣ Проверьте информацию к задаче. ✔️Открываются ли все необходимые документы/архивы/ссылки; ✔️Все ли в них понятно, если нет, то уточните заранее, иначе создатель документа может быть недоступен. ✔️Если задача была поставлена в ходе созвона, сделайте резюме и согласуйте его с поставившим задачу. ❗️Лучше все уточнить одним разом, чтобы не тратить время на лишние действия и не ждать. 4️⃣ Проанализируйте задачу детально. ✔️Простая она или сложная (на какие этапы можно разбить). ✔️Соответствует ли вашему профилю. Если вам нужна помощь специалиста – запросите ее. Предложите варианты решения и приступите к выполнению. 5️⃣ Если в процессе выполнения понимаете, что не успеваете (по объективным/личным причинам), возникают новые данные, держите в курсе тех, перед кем вы ответственны. Также уточняйте насколько актуальна/приоритетна задача. Ведь вы можете потратить время на сложную и никому уже не нужную задачу. 6️⃣ Информируйте заранее о выполнении, чтобы была возможность корректировок и их согласования. 7️⃣ Если все в порядке, работа принята, и вопросов к вам нет (иногда лучше это уточнить), закрывайте задачу. То есть вычёркивайте, переводите в число сделанных – в зависимости от того, как у вас устроен учёт выполнения задач. *Важно: по поводу времени, если вы король продуктивности, как Илон Маск, можете работать 5-минутными интервалами. Но начинать лучше с часовых тайм-слотов. #лайфхаки #тайм_менеджмент @bitkogan